दो प्रणालियों के बीच डेटा स्थानांतरण: एकीकरण या मैनुअल?

सबसे पहले स्थानांतरित की जा रही जानकारी और लेनदेन को परिभाषित करें

बिक्री रिकॉर्ड पहले ग्राहक प्रणाली में और फिर लेखांकन एप्लिकेशन में दर्ज किया जा सकता है। हो सकता है कि कोई अन्य टीम आपूर्तिकर्ता सूची को एक्सेल फ़ाइल से क्रय स्क्रीन पर ले जा रही हो। दोनों ही मामलों में समस्या सिर्फ नकल करने की नहीं है। यह पता होना चाहिए कि किस क्षेत्र का क्या अर्थ है, रिकॉर्ड कब अंतिम रूप दिया जाएगा और कहां सुधार किया जाएगा। इस जानकारी के स्पष्ट होने से पहले स्थापित किया गया कनेक्शन गलत डेटा को तेजी से ले जा सकता है। पहला कदम कुछ वास्तविक उदाहरणों के माध्यम से वर्तमान प्रक्रिया को लिखना है। उदाहरण के लिए, क्या ऑर्डर संख्या दोनों प्रणालियों में उपलब्ध है; या फिर नाम और तारीख के आधार पर मिलान किया जाता है?

डेटा स्रोत को अलग से निर्दिष्ट करें। यदि ग्राहक का पता एक एप्लिकेशन में अपडेट किया गया है लेकिन दूसरे में पुराना रहता है, तो यह स्पष्ट होना चाहिए कि किस संस्करण का उपयोग करना है। स्थानांतरण विधि की परवाह किए बिना, प्रत्येक फ़ील्ड में एक प्रमुख और वैध स्रोत होना चाहिए। एक तालिका में फ़ील्ड नाम, प्रारूप, दायित्व, लक्ष्य फ़ील्ड और नियंत्रण नियम को एक साथ लिखना एक अच्छी शुरुआत है। इस तरह सिस्टम के बीच अंतर दिखाई देने लगता है और हर कोई समान मैपिंग का उपयोग करता है।

मैनुअल ट्रांसफर कब उचित है?

यदि काम कभी-कभार किया जाता है, रिकॉर्ड की संख्या कम है, और प्रत्येक रिकॉर्ड की व्याख्या की आवश्यकता है, तो मैन्युअल स्थानांतरण उचित हो सकता है। किसी प्रक्रिया को, जो अभी भी बदल रही है, तुरंत स्वचालित करने का मतलब सॉफ़्टवेयर में बदलते नियमों को बार-बार चलाना हो सकता है। हालाँकि, मैन्युअल कार्य का भी एक निश्चित क्रम होना चाहिए। हस्तांतरित रिकॉर्ड को चिह्नित किया जाना चाहिए, दूसरी प्रविष्टि को रोका जाना चाहिए और परिणाम की जांच की जानी चाहिए। यदि कॉपी की गई राशि की मुद्रा या तारीख गलत है, तो दो स्क्रीनों का समान योग त्रुटि को पकड़ने के लिए पर्याप्त नहीं होगा।

मैन्युअल कार्य की लागत का अनुमान लगाते समय केवल टाइपिंग समय की गणना न करें। फ़ाइल तैयार करना, छूटे हुए फ़ील्ड को पूरा करना, त्रुटि ढूंढना और उसे ठीक करना भी कार्य का हिस्सा है। एक सप्ताह के लिए प्रक्रिया चरणों और अपवादों को रिकॉर्ड करना निर्णय लेने के लिए ठोस डेटा प्रदान करता है। यह रिकॉर्ड किसी विशिष्ट बचत दर की गारंटी नहीं देता है; यह दर्शाता है कि कौन सा चरण दोहराया गया है और किस चरण को मानव मूल्यांकन की आवश्यकता है। स्वचालन के लिए उपयुक्त सीमा अक्सर इसी अंतर तक आती है।

फ़ाइल के माध्यम से थोक स्थानांतरण एक मध्यवर्ती समाधान हो सकता है

यदि स्रोत प्रणाली निर्यात की पेशकश करती है और लक्ष्य प्रणाली आयात की पेशकश करती है, तो सीएसवी या एक्सेल के माध्यम से बैच प्रोसेसिंग पर्याप्त हो सकती है। इस विधि के लिए दो अनुप्रयोगों के बीच निरंतर कनेक्शन की आवश्यकता नहीं होती है। दूसरी ओर, कॉलम क्रम, दिनांक प्रारूप, दशमलव विभाजक, वर्ण एन्कोडिंग और मुक्त स्थान व्यवहार की जाँच की जानी चाहिए। नमूना फ़ाइल में काम करने वाला मिलान किसी भिन्न देश से आने वाली फ़ाइल में समान परिणाम नहीं दे सकता है। अग्रणी शून्य वाले उत्पाद कोड की व्याख्या संख्याओं के रूप में भी की जा सकती है और वे बदल भी सकते हैं।

फ़ाइल स्थानांतरण का प्रयास करने के लिए एक छोटा, प्रतिनिधि नमूना चुनें। नया रिकॉर्ड, अद्यतन रिकॉर्ड, गुम फ़ील्ड और डुप्लिकेट रिकॉर्ड को एक ही परीक्षण में शामिल किया जाना चाहिए। आयात रिपोर्ट में स्वीकृत और अस्वीकृत पंक्तियाँ अलग-अलग दिखाई देंगी। विफल पंक्ति को ठीक करने और पुनः सबमिट करने से सफल पंक्तियाँ दोबारा नहीं बननी चाहिए। इस आवश्यकता के लिए थोक डेटा प्रविष्टि दृष्टिकोण की जांच की जा सकती है; उपयोग की गई एप्लिकेशन द्वारा अनुमत सीमाओं के भीतर विधि को फिर से चुना जाना चाहिए।

किन परिस्थितियों में प्रत्यक्ष एकीकरण का अर्थ बनता है?

यदि कार्य बार-बार दोहराया जाता है और दोनों पक्षों ने कनेक्शन इंटरफेस का समर्थन किया है, तो एकीकरण पर विचार किया जा सकता है। केवल एपीआई होना ही पर्याप्त नहीं है। पहुँच प्राधिकरण, उपयोग सीमाएँ, फ़ील्ड का अर्थ, अद्यतन क्रम और त्रुटि प्रतिक्रियाएँ ज्ञात होनी चाहिए। यह भी शुरू से ही निर्धारित किया जाना चाहिए कि कनेक्शन केवल पढ़ेगा या लिखेगा। बहुत व्यापक प्राधिकरण देने के बजाय, प्रासंगिक कार्रवाई को अंजाम देने के लिए सबसे संकीर्ण दायरे का चयन किया जाता है। उत्पादन डेटा के साथ काम करने से पहले, उपयुक्त परीक्षण वातावरण में सत्यापन किया जाता है।

प्रसारण की दिशा स्पष्ट होनी चाहिए। एकतरफ़ा कनेक्शन में, स्रोत प्रणाली परिवर्तन को लक्ष्य तक ले जाती है। दो-तरफा कनेक्शन में, एक ही रिकॉर्ड को दोनों तरफ से बदला जाना संभव है। ऐसे मामले में, यह हमेशा सही नहीं होता कि लिखने वाला अंतिम व्यक्ति ही जीतता है। संघर्ष नियम, परिवर्तन तिथि और मानवीय अनुमोदन की आवश्यकता वाले क्षेत्रों को परिभाषित किया जाना चाहिए। हटाने के लिए भी एक विशेष निर्णय की आवश्यकता होती है: दूसरी तरफ के रिकॉर्ड को हटाने, इसे निष्क्रिय करने या बस लिंक को हटाने के अलग-अलग परिणाम होंगे। स्वचालित विलोपन को डिफ़ॉल्ट व्यवहार नहीं बनाया जाना चाहिए।

त्रुटि की पुनर्कल्पना करें और पुनः चलाएं प्रबंधन

कनेक्शन टूटने पर वही अनुरोध दोबारा भेजा जा सकता है। सिस्टम को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि यह पिछले लेनदेन की पुनरावृत्ति है, कोई नया रिकॉर्ड नहीं। इसके लिए एक अपरिवर्तित रिकॉर्ड आईडी और स्थानांतरण स्थिति की आवश्यकता होती है। सफल लेनदेन, लंबित लेनदेन और मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता वाली त्रुटि को अलग रखा जाता है। अधिसूचना में केवल यह नहीं कहना चाहिए कि कोई त्रुटि है; इसे दिखाना चाहिए कि कौन से रिकॉर्ड प्रभावित हो सकते हैं, क्या दोबारा प्रयास करना सुरक्षित है और अगला चरण। लॉग को पासवर्ड और व्यक्तिगत डेटा के ढेर में नहीं बदलना चाहिए।

निर्णय थोड़ा सोच-समझकर लें

सबसे पहले एक एकल डेटा समूह और एक सीमित कार्रवाई का चयन करें। पायलट के लिए सफलता की कसौटी ट्रांसमिशन की संख्या के बजाय सही फ़ील्ड मिलान, पुनरावृत्ति की रोकथाम और त्रुटि ट्रैकिंग होनी चाहिए। स्रोत रिकॉर्ड के साथ परिणामों की तुलना करें; वापसी का रास्ता भी आज़माएं. तरीकों की तुलना तब की जा सकती है जब प्रक्रिया स्वामी, कनेक्शन स्वामी और अनुरक्षक स्पष्ट हों। व्यवसाय और स्वचालन विकल्प के माध्यम से दायरा निर्धारित करने से मौजूदा प्रथाओं को बदलने से पहले समस्या की सीमा को स्पष्ट करने में मदद मिलती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या प्रत्येक डेटा ट्रांसफर के लिए एपीआई आवश्यक है?

नहीं। दुर्लभ और छोटे कार्य मैन्युअल रूप से किए जा सकते हैं, उपयुक्त कार्य फ़ाइल के माध्यम से किए जा सकते हैं। एपीआई निर्णय पुनरावृत्ति आवृत्ति, समर्थित पहुंच और त्रुटि प्रबंधन के आधार पर किया जाता है।

यदि एक ही रिकॉर्ड दोनों तरफ बदल जाए तो क्या होगा?

द्विदिशीय संचरण के लिए टकराव नियम आवश्यक हैं। किस क्षेत्र को किस प्रणाली से आपूर्ति की जाएगी और किन परिवर्तनों के लिए मानव अनुमोदन की आवश्यकता होगी, यह पहले से निर्धारित किया जाता है।

पहला टेस्ट कैसे करना चाहिए?

एक छोटा और प्रतिनिधि डेटा सेट चुना गया है। नए, अद्यतन, गुम और डुप्लिकेट रिकॉर्ड का प्रयास किया जाता है; परिणामों की तुलना स्रोत से की जाती है।