Escrever as mesmas informações em dois aplicativos funciona por um tempo. Quando o trabalho é repetido, a decisão deve ser tomada não só pela rapidez, mas também pela necessidade de precisão dos dados, rastreabilidade e manutenção.
Primeiro defina as informações e a transação que está sendo movida
Um registro de vendas pode ser inserido primeiro no sistema do cliente e depois no aplicativo de contabilidade. Outra equipe pode estar movendo a lista de fornecedores de um arquivo Excel para a tela de compras. Em ambos os casos, o problema não é apenas copiar. Deve-se saber qual campo tem qual significado, quando o registro será finalizado e onde será feita a correção. Uma conexão estabelecida antes que essas informações sejam esclarecidas pode transportar dados errados mais rapidamente. O primeiro passo é escrever o processo atual através de alguns exemplos reais. Por exemplo, o número do pedido está disponível em ambos os sistemas; Ou a correspondência é feita com base no nome e na data?
Especifique a fonte de dados separadamente. Se o endereço do cliente for atualizado em um aplicativo, mas permanecer antigo em outro, deverá ficar claro qual versão usar. Cada campo deve ter uma fonte principal e válida, independentemente do método de transferência. Um bom começo é escrever o nome do campo, formato, obrigação, campo de destino e regra de controle lado a lado em uma tabela. Desta forma as diferenças entre os sistemas tornam-se visíveis e todos utilizam o mesmo mapeamento.
Quando a transferência manual é razoável?
Se o trabalho for feito com pouca frequência, o número de registros for pequeno e cada registro precisar ser interpretado, a transferência manual pode ser razoável. Automatizar imediatamente um processo que ainda está em mudança pode significar reexecutar as regras em mudança no software repetidas vezes. Porém, o trabalho manual também deve ter uma certa ordem. O registro transferido deve ser marcado, uma segunda entrada deve ser evitada e o resultado deve ser verificado. Se a moeda ou data de um valor copiado estiver incorreta, os totais iguais das duas telas não serão suficientes para detectar o erro.
Não conte apenas o tempo de digitação ao estimar o custo do trabalho manual. Preparar o arquivo, preencher os campos faltantes, localizar o erro e corrigi-lo também fazem parte do trabalho. O registro das etapas e exceções do processo durante uma semana fornece dados concretos para a tomada de decisões. Este registo não garante uma taxa de poupança específica; Mostra qual etapa é repetida e qual requer avaliação humana. O limite apropriado para a automação muitas vezes se resume a esta distinção.
Transferência em massa via arquivo pode ser uma solução intermediária
Se o sistema de origem oferece exportação e o sistema de destino oferece importação, o processamento em lote via CSV ou Excel pode ser suficiente. Este método não requer uma conexão constante entre os dois aplicativos. Por outro lado, a ordem das colunas, o formato da data, o separador decimal, a codificação de caracteres e o comportamento do espaço livre devem ser verificados. Uma correspondência que funcione no arquivo de amostra pode não produzir o mesmo resultado em um arquivo proveniente de um país diferente. Os códigos de produto com zeros à esquerda também podem ser interpretados como números e podem mudar.
Escolha uma amostra pequena e representativa para tentar a transferência de arquivos. Registro novo, registro atualizado, campo faltante e registro duplicado deverão ser incluídos no mesmo teste. As linhas aceitas e rejeitadas aparecerão separadamente no relatório de importação. Corrigir e reenviar a linha com falha não deve recriar linhas bem-sucedidas. para esta necessidade entrada de dados em massa A abordagem pode ser examinada; O método deve novamente ser escolhido dentro dos limites permitidos pela aplicação utilizada.
Em que condições a integração direta faz sentido?
Se o trabalho for repetido com frequência e as duas partes tiverem interfaces de conexão suportadas, a integração poderá ser considerada. Ter apenas uma API não é suficiente. Autorização de acesso, limites de uso, significado dos campos, ordem de atualização e respostas a erros devem ser conhecidos. Também deve ser determinado desde o início se a conexão irá apenas ler ou escrever. Em vez de conceder uma autorização demasiado ampla, é selecionado o âmbito mais restrito para realizar a ação relevante. Antes de trabalhar com dados de produção, a verificação é realizada em ambiente de teste adequado.
A direção de transmissão deve ser clara. Em uma conexão unidirecional, o sistema de origem transporta a alteração para o destino. Numa conexão bidirecional é possível que o mesmo registro seja alterado em ambos os lados. Nesse caso, nem sempre é certo que a última pessoa a escrever ganhe. Devem ser definidas regras de conflito, data de alteração e campos que requerem aprovação humana. A exclusão também requer uma decisão especial: excluir o registro do outro lado, desativá-lo ou simplesmente remover o link terá consequências diferentes. A exclusão automática não deve se tornar o comportamento padrão.
Reimagine o gerenciamento de erros e replays
A mesma solicitação pode ser enviada novamente quando a conexão for perdida. O sistema deve ser capaz de compreender que se trata de uma repetição da transação anterior e não de um novo registro. Isso requer um ID de registro e status de transferência imutáveis. Transações bem-sucedidas, transações pendentes e erros que exigem intervenção humana são mantidos separados. A notificação não deve apenas dizer que há um erro; Deve mostrar quais registros podem ser afetados, se é seguro tentar novamente e o próximo passo. Os logs não devem se transformar em uma pilha de senhas e dados pessoais.
Tome a decisão com um pequeno piloto
Primeiro selecione um único grupo de dados e uma ação limitada. O critério de sucesso do piloto deve ser a correspondência correta dos campos, a prevenção de recorrências e o rastreamento de erros, e não o número de transmissões. Compare os resultados com os registros de origem; Tente também o caminho de volta. Os métodos podem ser comparados quando o proprietário do processo, o proprietário da conexão e o mantenedor estão claros. Opções de negócios e automação Determinar o escopo por meio de ajuda a esclarecer os limites do problema antes de alterar as práticas existentes.
Perguntas frequentes
É necessária uma API para cada transferência de dados?
Não. Trabalhos pequenos e pouco frequentes podem ser feitos manualmente, trabalhos adequados podem ser feitos via arquivo. A decisão da API é tomada com base na frequência de recorrência, acesso suportado e tratamento de erros.
O que acontece se o mesmo registro mudar em ambos os lados?
Regras de colisão são necessárias para transmissão bidirecional. Qual área será alimentada a partir de qual sistema e quais mudanças exigirão aprovação humana são determinadas antecipadamente.
Como deve ser feito o primeiro teste?
Um conjunto de dados pequeno e representativo é selecionado. São tentados registros novos, atualizados, ausentes e duplicados; Os resultados são comparados com a fonte.
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