Embora o ERP gerencie registros mestres, algum trabalho pode permanecer em e-mails e planilhas. A decisão específica da ferramenta é tomada examinando primeiro as possibilidades do sistema atual e a lacuna real do processo.
A existência do ERP não é o mesmo que a conclusão do processo
Só porque uma empresa utiliza ERP não significa que todos os seus negócios sejam executados na mesma aplicação. Embora os registros principais de produtos, clientes e pedidos sejam mantidos no ERP, a preparação de propostas, a coleta de documentos ou as aprovações departamentais podem permanecer em outro lugar. Isso pode ser devido à falta de um módulo, a uma forma diferente de trabalhar ou a um processo que ainda não foi definido. Primeiro é necessário descobrir qual é a lacuna. A frase “Precisamos de software especial” por si só não é um escopo. As respostas às perguntas sobre qual processo para em que ponto, quem assume o controle e para onde a informação é movida devem ser escritas.
Por exemplo, o pedido de compra pode ser aberto no ERP, mas os documentos técnicos podem ser coletados por e-mail. A necessidade aqui não é estabelecer um novo sistema de compras. Pode ser suficiente combinar os documentos com o pedido, apontar os itens faltantes e lembrar a pessoa relevante. Por outro lado, se a conta de ações for movida para outra aplicação, poderão ocorrer duas linhas diferentes. Desenvolver uma ferramenta personalizada sem saber onde o registro mestre residirá pode adicionar uma nova incompatibilidade de registro ao problema existente.
Primeiro examine as opções no sistema atual
Os módulos padrão, relatórios, fluxos de trabalho e complementos suportados do ERP devem ser investigados. Se o recurso desejado já existir, um layout de tela diferente ou treinamento do usuário poderá ser suficiente. Fazer uma nova ferramenta para um módulo não utilizado cria duas tarefas de manutenção separadas. No entanto, não presuma que só porque o recurso existente está tecnicamente disponível o problema está resolvido. As questões de por que a equipe não utiliza esse recurso, se há a autorização necessária e se a tela está de acordo com a real ordem de serviço são importantes.
Compare as opções de adaptação de um módulo existente, utilizando um plugin pronto, e desenvolvendo uma pequena ferramenta customizada dentro do mesmo escopo. Para cada opção, anote as necessidades de instalação, acesso, suporte, atualização e transferência de dados. Se a decisão for baseada apenas no custo inicial de desenvolvimento, a manutenção contínua permanece invisível. Criar um relatório não é o mesmo que mantê-lo preciso após as alterações na estrutura de dados. Apoiar a responsabilização e o processo de mudança também devem fazer parte da decisão.
Que lacunas um veículo particular pode preencher?
Ferramenta especial pode completar o trabalho restrito e repetitivo de uma equipe específica. Os exemplos incluem organizar arquivos de diferentes fontes, criar uma lista de verificação de documentos ou mostrar informações específicas em uma única visualização. Os limites de tal solução deveriam ser claros. O registro mestre no ERP é preservado; A ferramenta sabe quais informações ler e quais informações escrever de volta. Se o usuário precisar atualizar manualmente o mesmo valor em dois locais, o limite da solução deverá ser reconsiderado.
Escolher um único trabalho para o primeiro lançamento fornece um resultado mais avaliável. Por exemplo, em vez de um novo painel abrangendo todos os departamentos, pode ser preparada uma tela mostrando deficiências de documentos técnicos por pedido. Os critérios de aceitação também são determinados por este trabalho: correspondência correta do pedido, aparecimento de documento faltante, pessoa não autorizada não pode acessar o registro e rastreamento de alterações. Opções de negócios e automação No âmbito de , a necessidade do veículo pode ser definida através de uma transação tão concreta.
Propriedade de dados e limite de conexão são decisivos
Em qual sistema o nome do cliente, a quantidade em estoque ou o preço serão considerados válidos? Esta questão deve ser respondida para cada conjunto de dados ao desenvolver uma ferramenta customizada. Se o ERP for a fonte principal, as informações exibidas na ferramenta poderão ser apresentadas com o tempo de atualização. Se a conexão for interrompida durante a operação, as informações antigas não deverão ser exibidas como atuais. Quando necessário, o processamento é interrompido no registro ou a última vez que os dados foram recuperados é claramente indicada ao usuário. O status da conexão não deve ser deixado como um detalhe invisível do produto.
A autorização para gravar no ERP é avaliada separadamente. Nem toda ferramenta deve modificar diretamente as tabelas principais. Baseia-se na interface suportada, nas regras do sistema relevante e nas permissões do proprietário do aplicativo. Quando um registro incorreto é produzido, o caminho de correção deve estar livre. O conteúdo confidencial não é armazenado desnecessariamente nos logs, enquanto a transação, o resultado e o ID do registro são mantidos rastreáveis. Os conflitos também são tratados na transferência bidirecional de dados; para isso transferência de dados entre dois sistemas As opções em podem ser examinadas em conjunto.
Segurança e manutenção não são adicionadas posteriormente
Uma pequena ferramenta também pode acessar os dados da empresa. As funções de usuário, o escopo de acesso, o período de retenção de arquivos e o backup devem ser definidos desde o início. Deve-se saber como fechar o acesso em caso de saída de um funcionário. Em vez de copiar dados de produção em arquivos de teste, devem ser usados dados de teste apropriados. As chaves de link não são mantidas no código-fonte ou na tabela compartilhada. Estas necessidades não desaparecem só porque o veículo é pequeno; torna-se aplicável num âmbito mais restrito.
Como saber se é necessário?
Registrar informações perdidas, campos digitados novamente e aprovações pendentes no processo atual. Em seguida, examine se essas lacunas podem ser abordadas no ERP. Se não puder ser resolvido, anote o escopo restrito do veículo particular, o limite de dados e os responsáveis. Um piloto júnior é avaliado por exemplos reais de trabalho. Seu sucesso não consiste apenas em abrir a tela; Dados precisos, autoridade correta, erros compreensíveis e manutenção sustentável devem andar juntos. Às vezes o resultado é uma nova ferramenta, às vezes uma edição do módulo existente; Se ambos se basearem em necessidades reais, é uma decisão válida e sustentável.
Perguntas frequentes
Havendo ERP, não é necessário veículo especial?
Nem sempre. Primeiro, são examinados o módulo existente e as possibilidades de adaptação. Se permanecer uma pequena lacuna no processo, a ferramenta especial poderá preenchê-la.
Veículo particular deve substituir o ERP?
Esta é uma decisão separada e mais ampla. Manter o registro mestre do widget no ERP e manter clara a propriedade dos dados geralmente mantém o escopo mais gerenciável.
O que é verificado no piloto?
Correspondência de dados, autoridade de acesso, comportamento de erro, prevenção de recorrência e responsabilidade de manutenção são avaliados com exemplos reais de negócios.
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